La gran mayoría de las Pymes cuentan con sistemas de información aislados poco funcionales y no disponen de un verdadero sistema integral ERP que permita a empresarios y directivos conocer de manera confiable y oportuna el estado de la organización.
Al intentar los negocios ser más competitivos hoy en día, las pequeñas y medianas empresas (Pymes) están queriendo aprovechar la tecnología y las aplicaciones de negocios, tales como los sistemas ERP, para optimizar sus procesos de negocio y funcionar bajo una operación más eficiente.
Por sus siglas, ERP (enterprise resource planning) significa planeación de recursos empresariales. Es un término de la industria informática que integra una amplia gama de actividades soportadas por un software de aplicación multi-módulos que ayuda a los fabricantes u otro tipo de empresas a administrar las partes importantes del negocio, incluyendo la planeación de producción, compra de materia prima y partes, control de inventarios, interacción con proveedores, atención a clientes y seguimiento de pedidos. Un sistema ERP también puede incluir módulos para el control de los recursos humanos y financieros de la empresa. Por lo general, un sistema ERP usa o está integrado a un sistema de base de datos relacional. La implementación de un sistema ERP puede requerir una considerable actividad de análisis de procesos de negocios, capacitación de personal y nuevos métodos de trabajo.
Sistemas ERP
En términos prácticos, un ERP es un sistema integral que cubre todas las operaciones del negocio: finanzas, contabilidad, manejo de inventarios, procesos de manufactura, recursos humanos, comercialización, entre otros, que le permite al empresario y directivo conocer en cualquier momento el estado de la organización.
El mercado de las Pymes se ha tomado mucho tiempo en adoptar esta tecnología. Los principales proveedores de ERPs habían centrado su atención hasta hace unos meses en las grandes corporaciones únicamente y sus soluciones resultaban demasiado costosas para las pequeñas y medianas empresas. Las Pymes han tenido que arreglárselas con sus aplicaciones y paquetes heterogéneos para diversas funciones, tales como la contabilidad o el control de la producción, resultando en "islas de información". Estas aplicaciones no pueden ser escaladas para satisfacer el crecimiento de las empresas, provocando una enorme frustración entre las Pymes. A la fecha, la mayoría de las aplicaciones de negocios implementadas por las Pymes habían sido soluciones costosas de mantener, aisladas (stand-alone), aplicaciones no integradas que no soportan el e-business.
Con la aparición del Internet como una plataforma segura y económica para operar transacciones de negocios y la disponibilidad de una infraestructura de tecnologías de la información más accesible, se está generando ahora una fuerte demanda de soluciones integrales para la administración de negocios en el mercado de las Pymes.
Un buen sistema ERP para las pequeñas y medianas empresas necesita ofrecer lo siguiente:
- Un grupo de aplicaciones firmemente integradas con la contabilidad, ya que la contabilidad es la columna vertebral del sistema ERP en su conjunto.
- Una implementación rápida y a bajo costo, ya que los retrasos y tiempos de implantación excesivos afectan negativamente los resultados del negocio.
- Opciones flexibles en precios, paquetes e implementación, que permitan que las Pymes vayan escalando en la implementación de aplicaciones de acuerdo a los propios requerimientos del negocio.
- Accesibilidad a Internet y a dispositivos inalámbricos (wireless), hoy requisito esencial dada la velocidad de los negocios y la necesidad de acceso en cualquier lugar y en cualquier momento.
- Soporte local para consultoría e implementación, lo cual es crítico ya que las Pymes por lo general no cuentan con suficientes recursos técnicos.
ERPs para Pymes
Las pequeñas y medianas empresas se están convirtiendo hoy en el blanco al que apuntan muchos de los grandes proveedores de tecnología de la información. Y es que se trata de un sector doblemente atractivo: la mayor parte de estas empresas se encuentra subequipada en materia informática, al tiempo que el número de Pymes establecidas representa más del 90% de todas las empresas de México. Podemos afirmar que se trata de un gran mercado para los proveedores de ERP en el país, entre los que encontramos algunos como SAP, BaaN, PeopleSoft, Oracle, Platinum, Solomon, generalmente orientados a la empresa mediana-grande y otros como los Micro SIP, Computación en Acción y Aspel que han desarrollado sistemas que se adaptan a las posibilidades y necesidades de prácticamente cualquier empresa pequeña o mediana. A su vez, la relativa saturación en el segmento corporativo ha llevado a los grandes proveedores a diseñar versiones a la medida de las Pymes, a precios más accesibles y con mucha de la funcionalidad de sus soluciones para las grandes corporaciones.
Las Pymes tienen hoy a su disposición un sinnúmero de soluciones para administración del negocio que pueden darles una ventaja competitiva dentro de su industria. Sin embargo, se deben evaluar adecuadamente las opciones disponibles para asegurarse de que su inversión continúe siendo productiva también en el futuro.
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