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Existen diferentes niveles de automatización que se pueden lograr a través de la implementación de un Sitio Web Dinámico que incluya algunas facilidades para el procesamiento de transacciones en línea con bases de datos.

 

Las actividades cotidianas en el desempeño de funciones dentro de una organización comprenden en buena medida el manejo de datos, cifras, códigos, nombres, números, fechas, claves, direcciones, teléfonos, entre muchos otros géneros de información. Solicitudes, pólizas de seguro, estados de cuenta, contratos,  suscripciones, licencias, registros, actas notariales, pedidos, remisiones, control de embarques, facturas y recibos son tan sólo algunos ejemplos de la enorme cantidad de documentos que procesamos los negocios día tras día.

Los sistemas de información y las computadoras han estado presentes en los negocios por más de tres décadas con el único objetivo de facilitar precisamente el procesamiento de información y optimizar los procesos de negocio.

Las computadoras son indiscutiblemente una herramienta muy valiosa para el procesamiento de la información de su empresa, cuando esta información ha sido ya digitalizada (convertida a un documento electrónico ya sea manualmente por medio de una captura de datos o por medio de un programa de reconocimiento óptico de caracteres - OCR Optical Character Recognition).

Este proceso de digitalización involucra que alguien capture la información en un documento de texto, hoja de cálculo, formulario electrónico, base de datos, pantalla de captura, o cualesquier otra forma de ingreso de información.

En efecto, los sistemas de información no están aún preparados, al menos los que usamos en forma común y corriente, para que puedan tomar directamente los datos de documentos en papel. Es por lo tanto necesario que alguien en su empresa dedique tiempo a la captura de información antes de poder procesarla.

 

El proceso de digitalización tiene un costo

¿Se ha puesto Usted a pensar cuánto tiempo dedica al día en su negocio a digitalizar información para poderla procesar en sus sistemas de información? Datos que se encuentran en algún medio impreso y que han llegado a su negocio por medio de correspondencia, mensajería, un fax o algún formulario que su personal de ventas llenó como resultado de una conferencia telefónica.

¿Cómo podemos entonces optimizar el proceso de digitalización de información apoyados en las tecnologías existentes?

Para poder comprender más fácilmente las soluciones que presentamos más adelante en este artículo, analicemos en este momento uno de los procesos más comunes de captura de información: El procesamiento de pedidos. La digitalización de los datos de un pedido se ejecuta tradicionalmente en tres fases:

1. Formalización del pedido en forma escrita o verbal por parte del cliente.

2. Formalización del pedido en forma escrita por parte del ejecutivo de ventas.

3. Captura del formulario para procesar el pedido.

 

Optimice el procesamiento de información y elimine costos de operación

Imagine Usted poder eliminar en este proceso las dos últimas actividades y que sus clientes puedan formalizar sus pedidos a través de un Sitio Web que le permitirá a su empresa recibir información ya digitalizada que puede ser directamente procesada por sus sistemas de información.

Efectivamente, un Sitio Web puede reducir costos de operación inherentes a la digitalización de información, porque Usted estará eliminando el manejo manual de datos.

Existen diferentes niveles de automatización que se pueden lograr a través de la implementación de un Sitio Web dinámico (Sitio Web que incluye algunas facilidades para el procesamiento de transacciones en línea con bases de datos). Presentamos en seguida un resumen de estas opciones:

1. Formulario de datos con envío de un correo electrónico sin formato para procesamiento.

En este caso no existirá un ahorro substancial en costos , ya que lo que se está haciendo simplemente es sustituir el envío de un fax por el envío de un correo electrónico. Será necesario de cualquier forma capturar en sus sistemas la información contenida en el mensaje de correo.

2. Formulario de datos a través de un correo electrónico bajo un formato para procesamiento.

En este caso sí existe un ahorro en costos de digitalización, ya que el archivo de texto puede ser directamente procesado por el sistema de información de su negocio. Usted no tendrá que elaborar ningún documento manualmente ni tampoco tendrá que capturar los datos de la solicitud, requisición o pedido.

3. Registro de formularios directamente a una base de datos.

Esta técnica permite almacenar directamente a una base de datos información proveniente de formularios electrónicos. Los datos que ingrese su cliente a través del Sitio Web serán registrados directamente en un archivo que puede ser procesado por los sistemas de información de su negocio.

4. Registro de formularios con validación.

Además de generar directamente registros en una base de datos, esta técnica nos permite validar la información en línea al momento de estar llenando el formulario electrónico. Esto nos permitirá detectar posibles errores desde el momento mismo de la captura y reducir significativamente el número de registros inválidos.

5. Procesamiento de formularios en tiempo real.

En este caso, la información proveniente de los formularios electrónicos de su Sitio Web es validada y registrada directamente en las bases de datos de sus sistemas de información, por lo que estos archivos reflejarán inmediatamente la información recién ingresada por sus clientes a través del Sitio Web.

6. Consultas de Información

Los Sitios Web le permiten no solamente procesar información de formularios electrónicos, sino también consultar las bases de datos de su organización. Usted puede habilitar un Sitio Web en su negocio para que sus clientes puedan consultar información acerca de inventarios o existencias, seguimiento de pedidos, saldos, estados de cuenta, movimientos, seguimiento a solicitudes, descripciones de productos o artículos, control de avance, entre otras aplicaciones.

 

Tecnología a su disposición

Lo mejor de todo esto es que Usted puede implementar estas facilidades a través de un sistema de cómputo que no tiene que estar forzosamente localizado dentro de su empresa. Sólo en los casos en que su negocio demande procesamiento de formularios en tiempo real será necesario contar con su propio servidor Web. En todos las demás casos puede Usted implementar estas facilidades en el servidor donde le están ofreciendo actualmente el servicio de hospedaje.

Modernice sus procesos de negocio, minimice el tratamiento manual de la información y elimine algunos costos de operación. Muchas organizaciones ya están tomando ventaja de estas tecnologías para reducir en forma importante los costos inherentes a la digitalización de la información proveniente de sus clientes.

Jorge A. Mendoza

El Ing. Jorge A. Mendoza se desempeña actualmente como Gerente Creativo en Informática Milenium. Como especialista SEO, cuenta con veinte años de experiencia en mercadotecnia en línea y más de treinta años en la industria de tecnologías de la información. Es además colaborador activo para Milenium Network ®, habiendo escrito más de 200 artículos sobre diversos temas relacionados al diseño web y estrategias de marketing online.

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