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Idealmente, una compañía debiera acudir a un consultor con experiencia en tecnologías de Internet para ayudarles a a definir lo que debe incluir su proyecto antes de preparar su solicitud de propuesta.

 

Probablemente la principal fuente de confusión y causa de problemas entre clientes y empresas de desarrollo de tecnologías de Internet es una solicitud de propuesta mal elaborada (RFP por sus siglas en inglés Request for Proposal).

Resultaría muy fácil decir que por lo general el cliente sabe lo que él desea y que su único apuro es poner sus necesidades por escrito. La realidad es que con frecuencia los clientes no tienen una idea clara de lo que desean o necesitan. En ocasiones reconocen esta carencia de una visión acerca de los alcances del proyecto, pero en la mayoría de los casos creen saber lo que buscan. Sin embargo, el desarrollador, que cuenta con experiencia en el campo de diseño web, es el que conoce mucho más del tema. Antes de que usted comience a irritarse, permítanos agregar que también en ocasiones los desarrolladores creen tener una idea mucho más clara de las necesidades del proyecto cuando en realidad no es así.

Su objetivo debe ser entonces crear una solicitud de propuesta que permita recibir ofertas bien estructuradas y suficientemente razonables. Usted desea crear una solicitud de propuesta que fije las bases para una relación satisfactoria alrededor de un proyecto en ocasiones complicado y costoso. Gran parte del problema es que no es fácil poner por escrito todos los detalles y posibilidades de un proyecto de desarrollo web antes de que usted adquiera experiencia y tenga una idea clara de lo que necesita y de cómo va a integrarse todo una vez implementado el sitio.

Las tecnologías web son relativamente nuevas, así que no debe sorprendernos que la mayoría de los clientes tengan poca experiencia en preparar el tipo de solicitudes de propuesta que se requieren para proyectos de desarrollo en Internet. Cabe mencionar que por ejemplo una solicitud para instalar un conmutador o una red de cómputo es totalmente diferente a una solicitud para proyectos de diseño web.

Idealmente, una compañía debiera acudir a un consultor con experiencia en tecnologías de Internet para ayudarles a visualizar y a definir lo que debe incluir su proyecto antes de preparar su solicitud de propuesta. Un buen consultor puede ayudarle a producir una solicitud que logre que el proceso de desarrollo sea más fácil para ambas partes, cliente y desarrollador.

 

Preparación de una solicitud de propuesta

Sugerimos un proceso en dos etapas. La primera de ellas consiste en seleccionar de entre un gran volumen de ofertas, una breve lista de compañías que presentarán su solución una vez que usted haya preparado su solicitud de propuesta. La idea es encontrar a tres o cuatro compañías de desarrollo con las que usted se sienta identificado aunque no hayan presentado todavía una oferta con números. Para hacer esto, necesita elaborar un documento inicial que las agencias interesadas puedan utilizar como punto de partida para comentar el proyecto con usted.

Este primer documento debe ser rico en objetivos y visión - ¿Qué desearía usted que su sitio hiciera? ¿Cuál es el propósito de implementar un Sitio Web en su empresa?. No necesita ser un documento extenso y quizá con esta breve descripción pueda ser suficiente:

Productos ACME busca un socio tecnológico para el desarrollo de un Sitio Web con el que se planea llevar a cabo las siguientes funciones:

1. Construir y reforzar nuestras marcas alrededor del mundo
2. Vender los productos XYZ
3. Proveer soporte al cliente.

Las compañías de desarrollo interesadas favor de ponerse en contacto con el Sr. Juan Pérez antes del dd/mm/aa.

Describa su compañía y sus productos, dé un poco de información sobre el tiempo que usted tiene en mente para el proyecto y describa los recursos que piensa dedicar al mismo. Comuníquese con la gente que responde y programe breves reuniones con las compañías que vengan recomendadas o con aquellas que han comenzado a ser de su confianza. Entonces, si usted no piensa utilizar a un consultor en estrategias de Internet, alístese para preparar una apropiada solicitud de propuesta.

Usted debe restringir la lista de licitadores a tres o, a la sumo, cuatro compañías. Si se trata de un proyecto grande, es recomendable que usted considere el pago de una comisión. Ofrezca a las agencias finalistas una cierta cantidad para compensar el costo de preparar sus ofertas. Esto puede sonar como una idea absurda, pero póngase en los zapatos de las agencias por un momento. Una oferta bien preparada para un proyecto extenso exige una cantidad considerable de tiempo y de recursos. Bastantes propuestas acaban en la nada. Con frecuencia los rumores pueden hacer ver como que la compañía que está solicitando las propuestas tiene ya un desarrollador preferido y únicamente desea otras propuestas para propósitos de comparación o simplemente por cumplir un requisito del proceso de licitación.

Aunque puede darse el caso, usted no puede esperar ofertas cuidadosamente preparadas en tal situación. Una comisión puede hacer que las compañías de desarrollo de prestigio dediquen el tiempo necesario para presentar las mejores soluciones.

Sugerimos que especifique que las ofertas estén presentadas de modo que pueda compararlas fácilmente. Usted debe solicitar alcances y precios específicos en el formato y orden necesarios para hacer una buena comparación. Puede ser que diga algo como:

Las propuestas deberán contener los siguientes puntos:

  • El resumen ejecutivo que contenga una breve descripción de su estrategia de desarrollo del proyecto y precios.
  • Perfil de la empresa, incluyendo lista de clientes con información de contacto y direcciones en Internet de los proyectos desarrollados.
  • Una breve descripción de su proceso de desarrollo.
  • Etapas del proyecto.
  • Aspectos relevantes del proyecto.
  • Control de calidad.
  • Sistema de pruebas.
  • El equipo de trabajo y curricula de integrantes.
  • Plan de trabajo propuesto.
  • Detalle de precios y condiciones de pago.
  • Términos y condiciones de la propuesta.

Debe seleccionar una compañía en la que pueda confiar. Durante el proceso de desarrollo usted incurrirá en errores, ellos incurrirán en otros, Seguramente se atrasará en algunas entregas y ellos también. Necesita seleccionar una compañía que perdone sus errores así como usted perdonará los suyos. Aunque debe intentarlo, es casi imposible incluir todo en una solicitud de propuesta o en la propia oferta.

La propuesta necesita precisar la manera en que usted y su socio tecnológico trabajarán juntos. Los clientes dicen casi siempre que entregarán toda la información necesaria para el proyecto en un sólo paquete al comenzar el proyecto y usted asumirá probablemente que puede hacerlo también. ¡En la práctica esto nunca sucede!

El cliente será probablemente el primero en retrasarse con alguna entrega. Su solicitud de propuesta debe indicar lo que usted espera que suceda cuando alguna de las partes se retrase y no cumpla con las entregas. Cerciórese de que su solicitud de propuesta precise un programa para el proceso de la oferta y del desarrollo mismo del sitio. Algo como:

Enero 10 Solicitud inicial dirigida a compañías de desarrollo interesadas
Enero 20 Fecha límite para entrevistas con las agencias
Enero 22 Selección de los tres desarrolladores finalistas
Enero 30 Solicitud de propuesta enviada a las agencias seleccionadas
Febrero 15 Fecha límite para presentación de propuestas
Febrero 20 Notificar al socio tecnológico seleccionado
Febrero 22 Generar orden de compra para el proyecto
Febrero 24 Sesión inicial para dar a conocer los alcances del proyecto
Marzo 1 Inicia el desarrollo del proyecto
Abril 30 El sitio entra en operación

Surgirán algunos otros puntos relevantes una vez que el proyecto se ponga en marcha, pero las agencias necesitan conocer cuando menos estas fechas compromiso desde un inicio. Si usted ha dedicado algo de tiempo a dialogar con las agencias finalistas, muy probablemente pueda preparar su solicitud de propuesta de una manera tal que los objetivos y visión del proyecto se indiquen claramente. Por otro lado, si usted ha dado a las agencias una buena idea acerca del rango de su presupuesto, probablemente ya tiene una idea razonable de lo que implica el proyecto en materia de precio y alcances. La solicitud de propuesta debe enfocarse también en los detalles de cómo se relacionará usted con su socio tecnológico durante el proceso de desarrollo.

Creemos que es vital asignar a los tres proveedores finalistas una persona de contacto con quien puedan hablar cuando tengan preguntas sobre el proyecto. No es la idea tener a las agencias trabajando en sus propuestas en un estado de igual ignorancia. Por el contrario, lo mejor para todos ellos es sentirse libres de hablar con usted y descubrir lo que realmente desea. Usted va a tener que pasar un buen tiempo con esta gente más adelante, entonces ¿Por qué no dedicar algunas horas para descubrir cómo son? Reserve un cierto tiempo para explicarles el proyecto durante los días en que las agencias están trabajando en sus propuestas. Asegúrese de mencionar quién asumirá el costo de las correcciones. Si la copia que usted proporcione llegase a tener errores, ¿Quién va a pagar para corregirlos?

Usted tiene la libertad de mencionar que su solicitud de propuesta es un documento confidencial, protegido por los derechos de autor, que no se puede mostrar a otros. Muchas compañías de diseño web utilizan desarrolladores independientes y ayuda por horas. Asegúrese que usted está solicitando que esto sea detallado y explicado en la propuesta. No es necesariamente malo que ellos empleen desarrolladores independientes, pero usted debe asegurarse que su solicitud de propuesta no ande por ahí en toda la ciudad y menos en las manos de sus competidores. Puede inclusive considerar el solicitar a su breve lista de licitadores firmar un acuerdo de confidencialidad.

Si puede detallar exactamente lo que usted necesita, excelente, pero no olvide que desea establecer una relación de trabajo confortable y está contratando a una compañía de desarrollo web especializada porque ellos saben probablemente más que usted sobre el tema. Escúchelos. Si ellos dicen que sus metas son poco realistas y su presupuesto es absurdo, ellos pueden estar en lo correcto.

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Jorge A. Mendoza

El Ing. Jorge A. Mendoza se desempeña actualmente como Gerente Creativo en Informática Milenium. Como especialista SEO, cuenta con veinte años de experiencia en mercadotecnia en línea y más de treinta años en la industria de tecnologías de la información. Es además colaborador activo para Milenium Network ®, habiendo escrito más de 200 artículos sobre diversos temas relacionados al diseño web y estrategias de marketing online.

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