Sin profundizar en las teorías de administración, se discuten brevemente los elementos que de acuerdo a nuestra experiencia influyen de manera importante en las actividades de planeación, ejecución y control de proyectos.
Muy a menudo, más frecuentemente de lo que las empresas desearían, los proyectos de tecnología exceden en tiempo y costo lo originalmente previsto. Las consecuencias son por demás evidentes: Ajustes de presupuesto en otros gastos e inversiones, costos de oportunidad, costos por deficiencias operativas aún no erradicadas, mayores costos de operación al subsanar deficiencias, fallas en el servicio y soporte a clientes, y obviamente, desintegración en equipos de trabajo, entre otros efectos negativos. En muchos casos se llega hasta el extremo de una pérdida total de la confianza de la organización hacia el equipo de trabajo.
Sin profundizar en las teorías de administración, lo cual nos llevaría a publicar una docena de artículos sobre esta materia, deseamos presentar a Ustedes los elementos que de acuerdo a nuestra experiencia influyen de manera importante en las actividades de planeación, ejecución y control dentro del proceso de administración de proyectos.
Las siguientes cinco recomendaciones son acciones concretas que Usted puede llevar al cabo para mantener la ejecución del proyecto dentro del tiempo y costo programado.
Definir claramente los objetivos del proyecto
No hay nada más saludable para un proyecto que la planeación concluya con una apropiada definición de objetivos y que éstos sean dados a conocer oportunamente no sólo al equipo de trabajo sino a todos los integrantes dentro de la organización.
Comprometer al equipo de trabajo en el proyecto
Las buenas intenciones no son suficientes durante la fase de ejecución de un proyecto. Las personas involucradas deben ejecutar. Si alguien es responsable de definir un procedimiento o una política, lo debe hacer en forma expedita. Horas de retraso en la ejecución de las actividades asignadas significan semanas de retraso en el proyecto global.
Asignar y motivar a las personas clave
El proyecto no requiere que Usted asigne todo el recurso humano que labora en su organización, requiere mas bien de personas clave con conocimientos sólidos acerca de su negocio y de la tecnología que está siendo implementada. Estas personas clave deberán ser motivadas para lograr los resultados esperados.
Identificar a tiempo posibles fuentes de problemas
Pocos proyectos se ejecutan sin que surjan problemas en el camino. Es muy importante que el Gerente de Proyecto detecte lo más pronto posible aquellos esfuerzos que no están siendo encaminados a los fines del proyecto y actúe en consecuencia. Esto evitará en buena medida pérdidas de esfuerzo.
Negociar con oportunidad y firmeza
No siempre asimilamos, o en ocasiones no aceptamos, nuestra responsabilidad individual para con los objetivos del proyecto. Cuando por una u otra razón no ejecutamos actividades que son parte de la ruta crítica del proyecto, el tiempo de duración del mismo se verá seriamente afectado. El Gerente de Proyecto debe negociar oportunamente y con gran firmeza para que la ejecución de actividades, en caso de desviaciones, retorne lo más pronto posible al programa originalmente previsto.
Como podrá Usted darse cuenta, mantener el proyecto dentro del tiempo y costo programados en un inicio demanda experiencia por parte de la gerencia responsable del proyecto. En resumen, se requiere de compromiso por parte del equipo de trabajo y habilidad de negociación por parte del Gerente de Proyecto. En base a nuestra experiencia, estos son los dos factores de mayor peso para lograr nuestros objetivos en proyectos de implementación de tecnología en las empresas.
En el caso particular de proyectos de desarrollo de Sitios Web, la producción de documentos es una actividad en la que se presentan problemas de ejecución con gran frecuencia. Es importante que el Gerente del Proyecto detecte durante las dos primeras semanas de desarrollo posibles problemas en la generación de documentos y actúe en consecuencia aprovechando su habilidad de negociador.
Mantener un proyecto dentro del tiempo y costo programados tiene grandes beneficios, no sólo financieros y operativos, sino también en cuanto a la mutua confianza entre el equipo de trabajo responsable y la organización.
Identifique a su gente clave y motívelos para que juntos logren los resultados que su organización requiere para tener éxito en mercados hoy en día tan competidos.
