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Su cuenta de correo no sólo comunica, también vende, es por ello importante que usted defina una estrategia en cuanto a la implementación y adecuado uso del correo electrónico en su empresa.

 

Es un hecho, el correo electrónico se ha convertido ya en una herramienta de negocios indispensable. Este moderno medio de comunicación ha entrado a su etapa de madurez en México y es raro encontrar en estos días alguien que no disponga de una cuenta de correo electrónico, aún cuando se trate de una sola cuenta empresarial para un grupo de trabajo o de un buzón de servicio de correo electrónico gratuito.

La cuenta de correo no es tan sólo un medio de comunicación escrita, también es un instrumento de mercadotecnia muy poderoso, por lo mismo, debe ponerse debida atención al uso que se le dé, de lo contrario puede convertirse en una arma contra la propia empresa.

En general, deben evitarse en la medida de lo posible las siguientes acciones:

 

  • Contratar buzones de correo gratuitos como Hotmail cuando se trate de comunicación de negocios.

  • Continuar usando su cuenta de correo tradicional cuando su empresa cuenta ya con un Sitio Web que le permite personalizar su cuenta bajo su propio dominio.

  • Cambiar constantemente de cuentas de correo.

  • Implementar una campaña de publicidad sin antes haber definido una estrategia correcta en cuanto a buzones de correo.

  • Publicar incorrectamente su cuenta de correo en los medios impresos que Usted utilice para promocionar su empresa.

  • Emplear nombres de cuentas de correo que no se relacionan con Usted, con su empresa o su área de trabajo.

  • Usar un solo buzón para comunicación hacia un equipo de trabajo, debido a que esto provoca desconfianza en el emisor del mensaje.

 

Su cuenta de correo no sólo comunica, también vende. De hecho, forma parte integrante de la presentación de Usted y de su empresa. Por esta razón, es importante que defina una apropiada estrategia en cuanto a la implementación y uso del correo electrónico en su empresa.

Si Usted aún no lo sabe, por una renta mensual que resulta accesible para la mayoría de las empresas, puede contratar un dominio con un proveedor de Internet a nombre de su empresa o de su marca para implementar y personalizar el correo en su organización. La buena imagen que dará y la promoción que de forma natural lleva a cabo una cuenta de correo personalizada, justificará plenamente el costo del pago mensual de este servicio. No es requisito indispensable que implemente un Sitio Web en este dominio, aunque sí recomendable.

Una vez implementado el correo electrónico en su empresa, no olvide orientar a su personal y poner en práctica los siguientes diez consejos de cómo usar su correo electrónico eficazmente:

 

  • Responda rápida y consistentemente a todos sus mensajes.
  • Tenga listos para ser enviados los documentos referentes a trípticos electrónicos, cartas de venta, formularios para pedidos, entre otros documentos.
  • Aprenda cómo usar todas las facilidades de su programa de correo electrónico para que usted sea más eficiente. Use siempre el corrector de ortografía.
  • Emplee la opción de envío de mensaje de firma en todos sus correos. Un mensaje de firma es el que aparece al final de su mensaje de correo.
  • Use mayúsculas y minúsculas al redactar su mensaje. ¿Sabía Usted que es considerado rudo usar solo letras mayúsculas?
  • Incluya una cuenta de correo en cada página de su Sitio Web. Esto facilita que su cliente pueda entrar en contacto con Usted.Redacte la línea de asunto con inteligencia. Una buena redacción permitirá al destinatario saber de inmediato de qué se trata el mensaje.
  • Sea breve en sus respuestas y muy directo. Al incluir un mensaje recibido, anexe sólo la parte que es pertinente y elimine el resto del mensaje.
  • Genere sus mensajes de correo con texto plano y líneas en blanco para separar los párrafos. No todos los productos de correo pueden leer mensajes en formato HTML.
  • Verifique que los destinatarios están de acuerdo en recibir archivos adjuntos. En ocasiones estos archivos son muy grandes e implican tiempo y costo para su recepción.

 

Los mensajes de firma son un elemento de un enorme valor para su negocio si se usan apropiadamente. Las firmas en cuestión son aquellas líneas que incluimos después del cuerpo del mensaje en nuestros correos, con el propósito de identificación y forma de ser contactados.

Pero, ¿Qué tan amplio y de cuántas líneas debe ser nuestro mensaje de firma?. Las normas internacionales sugieren que para comunicación abierta en foros de discusión y otros sitios similares, se empleen solo cinco datos básicos:

Su nombre: Roberto Moreno L.
Su dirección: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Su empresa: Comercializadora Moreno
Lo que Usted hace: Importaciones y Exportaciones
Su Sitio Web: http://www.comercializadoramoreno.com.mx

Usted puede reducir una o dos líneas al combinar su nombre y dirección de correo y al unir el nombre de su empresa con lo que Usted hace:

Roberto Moreno L. Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
Comercializadora Moreno, Importaciones y Exportaciones
http://www.comercializadoramoreno.com.mx

El estándar recomendado es no más de 65 caracteres por línea. Recuerde que su mensaje puede ser reenviado y en cada reenvío será automáticamente indentado. Si Usted emplea más de los 65 caracteres recomendados, su firma posiblemente perderá imagen.

En cuanto al número de líneas, esto depende fundamentalmente a quién esté dirigiendo sus mensajes. Si se trata de comunicación hacia grupos o foros de discusión, debe Usted respetar estas normas internacionales de hasta 4 líneas máximo. Sin embargo, si se trata de comunicación de negocios entonces los lineamientos cambian. Si me permiten expresarlo de esta forma, en comunicación de negocios no hay reglas en cuanto al número de líneas.

¿A quién le preocupa si Usted incluye un mensaje de firma en cuatro líneas si su mensaje es de veinte líneas?. Pero, ¿Qué opinaría Usted de un mensaje de cuatro líneas con una firma de veinte?. Como en muchos otros aspectos de negocio el criterio es importante, por lo que debemos buscar un balance apropiado para nuestros mensajes de firma.

Recuerde que puede definir más de un mensaje de firma en su administrador de correo de su computadora personal. Esto quiere decir que puede Usted tener dos o tres firmas definidas para asuntos de negocio, una firma para etiqueta internacional y otra serie de firmas para comunicación personal.

Una facilidad que tienen los sistemas de administración de correo que puede convertirse también en un instrumento de mercadotecnia de gran valía, es la facilidad de auto-respuesta. Este servicio se implementa junto con algunas facilidades en su Sitio Web para poder ofrecer una respuesta mucho más expedita a los requerimientos de información por parte de clientes y otros visitantes. El sistema de auto-respuesta puede enviar automáticamente cartas de presentación, cotizaciones, información de productos y servicios, entre otros géneros de información, como respuesta a requerimientos en línea por parte de sus clientes. Pocas empresas aprovechan esta facilidad para integrarla a su estrategia de mercadotecnia.

Para implementar auto-respuesta, es necesario que Usted cuente con su propio Servidor Web y administrador de correo. Sin embargo, puede Usted lograr un nivel de servicio similar a través de un proceso manual de envío de mensajes, organizando sus documentos de venta y servicio post-venta y teniéndolos listos para envío en el momento que resulte necesario.

En resumen, para poder aprovechar al máximo estas nuevas tecnologías defina correctamente y utilice en forma apropiada sus cuentas de correo, son la propia imagen de Usted y de su negocio. Usadas en forma correcta, son un excelente instrumento de venta. Diseñe cuidadosamente sus mensajes de firma, pero no olvide que el cuerpo del mensaje es lo más importante.

Las cuentas de correo son un instrumento de mercadotecnia muy poderoso, haga un uso correcto de ellas y verá seguramente reflejadas sus acciones en nuevas oportunidades de negocio.

Jorge A. Mendoza

El Ing. Jorge A. Mendoza se desempeña actualmente como Gerente Creativo en Informática Milenium. Como especialista SEO, cuenta con veinte años de experiencia en mercadotecnia en línea y más de treinta años en la industria de tecnologías de la información. Es además colaborador activo para Milenium Network ®, habiendo escrito más de 200 artículos sobre diversos temas relacionados al diseño web y estrategias de marketing online.

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