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Una cuenta de correo electrónico es un excelente instrumento para establecer una apropiada comunicación con nuestros clientes, proveedores y demás socios comerciales.

 

En esta época de sorprendentes avances tecnológicos, en la que Internet ha hecho posible poder controlar hasta las condiciones ambientales de nuestro hogar estando a miles de kilómetros de distancia, me hace recordar aquellos años en la facultad de ingeniería cuando la asignatura de cálculo integral estaba por venir y teníamos todavía problemas para dominar los conceptos de álgebra.

En efecto, a escasos meses de que el comercio electrónico sea una realidad a nivel masivo y nuestros clientes comiencen a realizar sus transacciones comerciales a través de la red (algunos fabricantes de automóviles han anunciado ya la incorporación en sus nuevos modelos de equipo instalado de fábrica para conectarse a Internet desde el automóvil), encontramos todavía errores bastante críticos en las estrategias de mercadotecnia más elementales para la de integración de Internet con los negocios, particularmente lo referente al empleo de las direcciones de correo electrónico.

Una cuenta de correo electrónico es un elemento clave para establecer una apropiada comunicación con nuestros clientes, proveedores y demás socios comerciales, y poder generar nuevas oportunidades de negocio. La cuenta de correo electrónico vende y colabora además en todo el proceso comercial y de post-venta, por tanto debe otorgársele su debido valor mercadológico.

Los mecanismos de promoción de direcciones de correo electrónico de personal de contacto y de Sitios Web en Internet están ya definidos. Las nuevas páginas amarillas están conformadas por motores de búsqueda nacionales e internacionales, en conjunto con los Sitios Web de organizaciones y asociaciones de los diferentes sectores e industrias, a través de las cuales se difunden hoy en día a nivel mundial nuestras direcciones de correo.

Este proceso de difusión toma algo de tiempo. Una vez que Usted ha iniciado el proceso de promoción de su dirección de correo o de su Sitio Web, tomará varios meses para verse publicada en los diferentes directorios de empresas. Si Usted ha sido contactado ya en alguna ocasión por alguna cámara o asociación que esté creando un directorio de empresas, conocerá ya este proceso. Estar presentes en estas nuevas páginas amarillas tomará varios meses. Se trata de un largo proceso.

Existen directorios de cámaras regionales, cámaras por sector o industria, directorios nacionales, bancos de información de dependencias gubernamentales, páginas amarillas internacionales, directorios de ferias, exposiciones y convenciones, servicios de información por parte de los motores de búsqueda y directorios especializados creados por empresas en línea cuyo negocio consiste precisamente en proveer el perfil e información de contacto de las organizaciones.

Si se comete un error en la estrategia de mercadotecnia en cuanto a la definición y difusión de estas direcciones, tomará quizá el doble de tiempo llevar a cabo una adecuada promoción, puesto que habrá que corregir las fallas cometidas en este proceso.

 

Un Caso Práctico

Presentamos en seguida un caso práctico que nos ayudará a comprender más fácilmente los efectos de una adecuada o inadecuada estrategia de mercadotecnia en cuanto a la definición de cuentas de correo electrónico de personal de contacto.

José Cruz, Gerente Comercial de la empresa Acme, ha decidido iniciar el proceso de publicación de su dirección de correo electrónico en estos directorios empresariales y analizaremos las diferentes alternativas que los negocios están siguiendo hoy en día para tal efecto.

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Publicar una dirección de correo gratuita no es bien visto entre la comunidad de negocios. Evite esta estrategia, las cuentas de correo gratuitas son para uso personal exclusivamente. Pueden ser empleadas en algunas ocasiones por empresas para necesidades específicas que no tengan relación con sus procesos comerciales.

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El nombre del destinatario y del dominio no tienen nada que ver con la empresa Acme ni con José Cruz. Sus clientes se sentirán seguramente confundidos por tal dirección y provocará desconfianza. No cometa por favor este error de graves consecuencias mercadológicas.

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Si el cliente prospecto no conoce a José Cruz ni lo identifica con la empresa Acme, entonces la publicidad será mayormente para su proveedor de servicios de conectividad a Internet. Esta es una de las razones por las que algunos portales ofrecen buzones de correo gratuitos.

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Además de que gran parte de la publicidad que pudiera llegar a generar esta dirección de correo es para el proveedor de Internet, existe en muchas ocasiones el límite de los ocho caracteres para dar nombre a la cuenta. ¿Es Usted de los que tuvo suerte como Acme en poder registrar su dirección con un nombre corto o tuvo que truncar en ocho caracteres el nombre de su empresa?

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Luce bien, ¿O no?. El valor mercadológico de esta dirección de correo es cuantioso, ya que se está identificando tanto a la persona de contacto como a la propia empresa. Sin embargo, ¿Qué sucederá si se ha registrado esta cuenta de correo como cuenta de contacto y José Cruz renuncia a la empresa?. Se vería Usted en la necesidad de corregir la dirección de correo de contacto en todos los directorios en que ha sido publicada su empresa.

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¡No por favor! Si Usted ya cuenta con un dominio propio a nombre de su empresa, utilice el nombre del buzón de correo electrónico para identificar al destinatario. No desaproveche la oportunidad de comunicarse más fácilmente con sus clientes y socios comerciales.

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Utilice este tipo de alternativas para la publicación de su dirección de correo de contacto en directorios del sector o industria que Usted atiende. Usted no se verá en la necesidad de modificarlas en el tiempo y ofrecen una adecuada imagen corporativa de su empresa.

Una vez que un cliente prospecto ha iniciado el contacto con su empresa a través de alguna de estas cuentas, Usted podrá utilizar su cuenta personal para responder a la solicitud de información, como lo haría José Cruz a través de su cuenta personal registrada como Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo..

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A diferencia del fax, un buzón de correo electrónico le permite a Usted canalizar toda la comunicación con proveedores interesados en ofrecer productos y servicios a su empresa. Habilite una cuenta como ésta, publíquela en su Sitio Web y establezca un proceso de atención continua a las ofertas de nuevos proveedores. Esto le permitirá que sus buzones de correo de negocios no se vean interferidos por otro género de comunicación.

Es muy alto el porcentaje actual de direcciones de correo de contacto inexistentes publicadas en directorios empresariales. Para muchas organizaciones tomará un largo período corregir la inadecuada estrategia que han seguido en la publicación en Internet de sus direcciones de correo electrónico.

Mantener un dominio en Internet para personalizar sus buzones de correo electrónico es una apropiada estrategia, cuyo costo puede ser muy bien incluido dentro del presupuesto de publicidad de su empresa, dado que las cuotas de hospedaje son muy accesibles para la mayoría de las empresas.

Los buzones de correo electrónico no son costosos, no se limite a tener solamente una o dos cuentas de correo en su empresa. Recuerde que Usted puede contratar un hospedaje de un dominio con cinco, diez o más buzones de correo, aun cuando mantenga una sola cuenta de acceso a Internet.

Analice estas recomendaciones y defina la estrategia más apropiada para la promoción de su empresa. Siguiendo estas sencillas reglas permitirá que la comunidad en Internet se comunique más fácilmente con Usted y sus asociados. Unas cuantas horas que Usted dedique en estos momentos para definir correctamente sus buzones de correo, le evitarán seguramente algunos dolores de cabeza en un futuro.

Poner en práctica estas recomendaciones, estimados lectores, le permitirá a Usted incrementar las oportunidades de generar nuevos negocios en Internet.

Jorge A. Mendoza

El Ing. Jorge A. Mendoza se desempeña actualmente como Gerente Creativo en Informática Milenium. Como especialista SEO, cuenta con veinte años de experiencia en mercadotecnia en línea y más de treinta años en la industria de tecnologías de la información. Es además colaborador activo para Milenium Network ®, habiendo escrito más de 200 artículos sobre diversos temas relacionados al diseño web y estrategias de marketing online.

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